UdPDO Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych (RODO)

Powierzenie danych osobowych odbywa się co do zasady między klientem a administratorem danych osobowych.  Między tymi podmiotami dochodzi bowiem do udzielenia zgody na wykorzystanie danych podmiotu powierzającego dane (jego własnych informacji). Podmiot, który uzyskuje możliwość przetwarzania na podstawie takiej zgody może jednak w ramach swojej jednostki (zakładu pracy) zatrudniać pracowników, podmioty zewnętrzne, zleceniodawców itp. które samodzielnie nie uzyskały od powierzającego dane – zgody na posługiwanie się nimi i jakiekolwiek przetwarzanie. W efekcie przetwarzanie przez te osoby danych jest możliwe wyłącznie po:

• Uzyskaniu upoważnienia do przetwarzania w ramach czynności prowadzonych przez administratora danych,
• Wyłącznie na wyraźne polecenie administratora danych. 

Innymi słowy, jeśli zatrudniona osoba uzyska upoważnienie do przetwarzania danych, to nie może ona swobodnie z nich korzystać – a jedynie do wykonywania powierzonych mu czynności w zakresie , w jakim wystąpi polecenie przetwarzania (polecenie służbowe określonego zachowania w ramach firmy, zakładu pracy itp.). 
W efekcie podstawowym dokumentem, jaki podpisać powinny osoby posiadające dostęp do danych osobowych – jest upoważnienie do ich przetwarzania. Taki dokument dotyczyć powinien przede wszystkim pracowników działu kadr – co do danych pracowników, kandydatów do pracy, działu sprzedaży, zaopatrzenia, marketingu  - danych klientów,  szczególności w zakresie posiadanych baz. Upoważnienie powinno obejmować każdorazowe wszystkie możliwe drogi powierzania danych przez danego zatrudnionego. 
W umowie o powierzaniu danych pomiędzy ADO i podmiotem zewnętrznym winien znaleźć się zapis na podstawie którego ADO może upoważniać zatrudnionych do przetwarzania danych w imieniu tego podmiotu.
 

Wzory druków przygotowane przez firmę PHAROS.