MS Metryka sprawy

Metryka sprawy, wraz z dokumentami, do których odsyła, stanowi obowiązkową część akt sprawy i jest na bieżąco aktualizowana.  Metryka sprawy prowadzona jest w formie pisemnej lub elektronicznej.

Jeżeli dokumentacja odzwierciedlająca przebieg załatwiania spraw powstaje w systemie teleinformatycznym przeznaczonym do  elektronicznego zarządzania dokumentacją, umożliwiającym wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych, to metrykę sprawy stanowi widok chronologicznego zestawienia czynności w sprawie, zawierający:

• oznaczenie sprawy (data wszczęcia lub znak sprawy)
• tytuł sprawy (zwięzłe określenie przedmiotu sprawy);
• datę dokonanej czynności
• określenie osoby podejmującą daną czynność (nazwisko, imię , stanowisko);
• określenie podejmowanej czynności;
• wskazanie identyfikatora dokumentu w aktach sprawy, do którego odnosi się dana czynność.

Jeżeli dokumentacja odzwierciedlająca przebieg załatwiania spraw powstaje w systemie teleinformatycznym  przeznaczonym do realizacji określonych wyspecjalizowanych elektronicznych usług publicznych i system ten zapewnia możliwość wyszukania i prezentacji danych, to za metrykę sprawy uważa się te dane.

Jeżeli dokumentacja odzwierciedlająca przebieg załatwiania spraw nie powstaje w systemie teleinformatycznym, to metrykę sporządza się w formie tabeli , odnotowując w niej poszczególne czynności w sprawie.

Tabelę można wypełniać odręcznie lub w formie elektronicznej, dołączając jej wydruk do akt sprawy po wykonaniu ostatniej czynności w sprawie lub w razie zaistnienia takiej potrzeby.